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龙华高级文秘培训班

授课机构:深圳市远东职业技能训练学校

地址:深圳市龙华新区龙观东路90号(龙城派出所对面)

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第一部分  职业素养篇
一、秘书职业特性与素质要求
1. 秘书人员的自我角色定位
① 初级秘书:事务性文员
② 中级秘书:事务性文员+协助管理
③ 高级秘书:独立管理+事务处理
★ 视频:为什么不提拔我?
★ 现场演示:“用什么方式说话,永远比说什么更重要”
2. 优秀秘书的胜任素质
① 如何提升秘书的素质
② 优秀秘书与一般秘书的差异
★ 案例分析:对待岗位的三种不同观点的人,命运怎么就这么不一样呢?
第一种人认为:初级秘书不就是端茶倒水,接听电话,就是个“万金油”角色;第二种认为吃年轻饭,混日子;第三种可是个有心人,知道脚下的路该怎么走,剖析她的成功路是怎么走的。
二、秘书的职业生涯规划
1. 什么是职业生涯规划?
2. 为何要进行个人职业生涯规划?
① 分析自我,确立人生的方向
② 准确评价个人特点和强项,在秘书的职业竞争中发挥个人优势
③ 看到秘书职业发展规划的前景,提供前进的动力
★ 小组讨论:获得员工成长与企业绩效的双赢
3. 职业生涯规划的简单步骤
① 掌握SWOT分析工具进行自我分析
② 运用“5W提问”法进行自我分析
◎ What I am? 我是什么样的人?
◎ What I want? 我想要什么?
◎ What I can do? 我能做什么?
◎ What fit I most? 什么是最适合我?
◎ What I can choose?我能够选择什么?
★ 走进实战:“我的命运我把握,我的前途我做主。”
★ 运用SWOT分析工具认识自我
三、秘书商务礼仪规范
1. 塑造良好的个人职场形象
① 着装的TOP原则
② “拒绝”着装败笔——着装误区
③ 恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人
★ 案例:为什么不录用我,我错在哪呢?
2. 基本商务礼仪
办公室礼仪/接待礼仪/电话礼仪与应对技巧
★ 现场演示:如何着装让我更优雅和自信
四、办公室5S管理
1. 5S的概念
2. 推行5S的重要性
3. 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作
4. 长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法
★ 现场模拟:算一算人生有多少年在工作?良好的环境对我们有多重要,教会你5分钟快速掌握5S技巧。
第二部分  工作技能篇
一、时间管理及工作统筹技巧
1. 时间管理的误区
2. 时间管理的原则
① 目标管理与80/20法则
② 缓急轻重的优先管理
③ 个人时间与领导工作时间计划与安排
3. 时间管理小窍门
4. 办公室接待与电话处理
5. 上级的时间管理与安排
6. 自我情绪控制与压力管理
7. 上司出差日程管理与工作计划
★ 小组讨论:“你一天的工作是怎么安排的?”
我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁,你拥有25500天。每人每天都有24小时,1440分钟,86400秒。人——倒计时,人的出生是偶然,但死亡是必然,如何管理你好你的时间,让自己活出精彩?
二、会务组织与管理
1. 成功组织会议的技巧
2. 组织阶段的工作:会前准备/会中协助/会后整理
3. 会议座次安排的学问
★ 练习:小组讨论:如何协助召开公司例会
★ 案例:如何应对会议中的“漏洞”?
三、信息、文档管理与运用
1. 信息收集
① 信息工作的六个基本要求和三个诀窍
② 收集信息工作的三个诀窍
③ 信息的查实及传递
④ 信息的储存与保密
2. 文档管理
① 文档分类及储存的工作规范
② 文档查阅及分装的工作规范
③ 文档销毁及保密的工作规范
★ 案例:李秘书的返工引起的深思
四、行政公文写作技巧与处理实务
1. 行政公文写作的基本要求
2. 行政公文的格式
3. 常用行政公文写作及公文格式要素范例
① 通用公文:报告/请示/批复/函/决定/公告/通告
② 事务公文:工作计划/工作总结/会议纪要
③ 礼仪文书:请柬/介绍信/推荐信
★ 案例分享:请示/报告混为一体
★ 撰写初稿练习:通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写
第三部分  统筹管理篇
一、秘书人际沟通与工作协调技巧
游戏导入:通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义,并导出沟通的意义所在。
1. 成功沟通的秘诀
① 学会聆听:不轻易打断对方的话
② 怎样反问:了解对方的需求
③ 如何肯定:肯定对方——微笑、点头、是是是
④ 表明立场:拒绝的艺术
⑤ 提出解决方案:提出2-3个解决方案
★ 案例:如果是你该怎么说?——为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价
2. 有效沟通过程及环节
① 信息发送、接收、反馈
② 有效发送的技巧
★ 现场演示:沟而不通的后果给我们带来的启事
3. 认识你的沟通对象
① 与上级沟通的原则
② 与各种性格的领导打交道技巧
③ 跨部门的沟通技巧
★ 游戏:究竟是谁的错?
二、行政管理人员办公室事务管理
1. 后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁)
2. 办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑)
3. 员工安全和保密工作
4. 公共关系管理
★ 全景案例:某公司年度大型庆典活动策划始末
★ 案例:如何应对车辆管理的“漏洞”?
三、事物性项目性工作的组织管理
1. 事务工作有哪些
2. 学会列事务清单
3. 用项目计划管理工作
★ 沙盘演练:如何设计大型接待计划并实施
四、课程分享:我学到了什么?

深圳市远东职业技能训练学校简介

深圳市远东职业技能训练学校前身为宝安区远东人才培训中心,成立于1995年6月8日。2003年8月,经劳动部门批准升格为职业技能学校,并于同年9月,被区劳动局评为先进单位;同年12月,被市劳动局授予“深圳市职业培训系统先进办学机构”;2005年被评为“深圳市A级职业培训机构”;2007年再次被市劳动和社会保障局评为“深圳市技工教育和职业培训系统先进单位”,2009年又再次获得“深圳市技工教育和职业培训系统先进单位”的荣誉;2009年7月被认定为“广东省农村劳动力转移培训”定点单位和“深圳市宝安区政府补贴培训定点机构”,同时,我校还是“深圳市再就业培训基地”及“宝安区青年文明号”。    我校办学18年以来,积极贯彻执行党和国家的职业教育与培训方针政策,依法办学。我校一直将社会效益放在首位,将教学质量视为生命线,不断扩大办学规模和完善教学管理,先后为企业和社会培养了不同层次的实用型人才超过10万人。 我校以“培养年青一代,造就职业人才”的理念,全面提高教职员工的服务素质和业务教学水平。    学校提倡平等和尊重,强调宽松与协作,讲求团队精神,努力创造宽松的工作环境和严格的培训环境。对教职员工进行“培训精英、服务社会”的企业文化教育,提高教职员工的综合素质、刻意培养教职员工的敬业精神和工作的积极性、主动性以及创造性。通过内部竞争上岗和人才引进组成强有力的集行政管理和教学后勤保障于一体的领导班子。制定了一系列切实可行的管理制度。    学校现有教职工52人,其中专职教师47人,全部具有大专以上学历,3年以上实际工作经验。教学场地共计7000m2,其中理论教学场地有3200m2,实操场地有3800m2。开设有计算机、电工、美容、美发、化妆、英语、日语、会计、模具、厂内机动车驾驶、起重机、安全主任等专业。学校采取随到随学、循环教学相结合的教学模式,能满足各类学生的学习需求。目前在校学生3500多人,专门设有就业办为学生推荐就业,就业率达到95%以上。    我校自成立以来,一直重视社会公益活动,在同行业中率先成立团支部、义工队,创建“青年文明号”服务大众。十年多的时间里,我校义工队经常活跃在宝安区龙华、观澜、石岩的大街小巷,成为一道亮丽的风景线。在公园、福利院、影剧院、商场、工业区、社区等地方也留下了他们的片片足迹,为构建和谐社会贡献出了一份力量。    根据深劳社[2009]44号文件“关于开展深圳市2009年技能大服务活动”的通知要求,在市劳动和社会保障局的统一布署下,我校于2009年7月9日在宝安区龙华街道承办了“深圳市2009年技能大服务宝安龙华分场----技能服务进社区、进企业”活动,为景龙社区的居民提供了计算机日常维护、常用英语、形象礼仪、美容、美发、舞蹈、插花培训;组织学校技术队伍到深圳图创科技公司分别为他们的车间、技术部实际解决技术难题。    今后,我们将用更新的理念、更高的要求来开展职业教育工作,使之不断适应知识经济时代的要求,为职业培训事业的发展做出更大的贡献。

  • 学校名称:深圳市远东职业技能训练学校

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